Datalab OTOS
Lidhja e degëve të kompanisë
Të dhënat nga zyret jashta kompanisë duhet të jenë lehtësisht të qasshme. Zyret e jashtme janë gjithashtu pjesë e një organizate, dhe duhet të menaxhohen si të tilla. Datalab OTOS është zgjidhje ideale për një sinkronizim automatik të përballueshme të databazës.
Çfarë është OTOS?
Datalab OTOS është një program për sinkronizimin automatik të databazës për Datalab softuer. e-mail është përdorur për të transferuar databazat. Asnjë ndërhyrje e përdoruesve nuk kërkohet për Otos në qoftë se ju keni një lidhje të përhershme ose dial-up internet.
Sa më shpejt që programi të filloj, OTOS sinkronizon databazat. Një dritare e përdoruesit tregon progresin e sinkronizimit, dhe programi mban një regjistër që u mundëson përdoruesve të shohin eventet e kaluara të sinkronizuara.
Përshkak se OTOS përdor internetin për të dërguar të dhëna, ai është shumë i volitshëm. Pavarësisht nga vendndodhja e databazës, çmimi i transferimit është i barabartë me çmimin e një email të dërguar. Prandaj, nuk ka nevojë për lidhje të kushtueshme dhe të shtrenjta të serverave të përhershëm, e cila është veçanërisht e dobishme për degët e kompanive në vende të ndryshme. Duke e bërë përdoruimin e transferimit diferencial dhe të kompresueshëm reduktohet koha e transferimit dhe minimizohen kostot e grumbulluara.
Çfarë fshehet brenda?
Imagjinoni skenarin në vijim: një kompani përbëhet nga një lokacion qendror dhe tre dyqane (njësi biznesore). Lokacioni qendror do të donte të pranonte informacione nga dyqanet rreth konsumatorëve dhe artikujve të shitur. Ai do të donte të marrë porosi dhe faturat të lëshuara nga dyqani dhe t’i integroj ato dokumente në databazën qëndrore.
Kompania krijon një e-mail adresë të posaçme (p.sh. transfer@company.com), e cila do të përdoret për të gjitha transferet e të dhënave në mes të lokacionit qendror dhe dyqaneve. Në këtë rast, lokacioni qendror është “master” dhe dyqanet janë “slaves”. Çdo dyqan ka profilin e tij, i cili përmban informacionin përcjellës.
Profili përbëhet nga të dhënat përcjellëse:
- transfer mode-in,
- cilat të dhëna janë transferuar (regjistrat dhe biznes event-et)
- fushat MEDT/SEDT.
Biznes event-et
Datalab OTOS sinkronizon databazat duke shtuar dhe ndryshuar të dhënat. Për të siguruar sinkronizim të saktë të databazave, vetëm një përdorues mund të ndryshojë një pjesë të veçantë të informacionit. Kjo kërkon lloje të dokumenteve të mirë-organizuara dhe autorizimet e përdoruesve për to.
Secili lokacion që ka nevojë të jetë i sinkronizuar duhet të ketë tipet e dokumenteve të tyre, psh. ndarje nga lokacionet e ndryshme. Diagrami më poshtë paraqet një shembull të organizimit të tipeve të dokumenteve.
Zyra kryesore dhe të gjitha dyqanet kanë depot e ndara të tyre dhe tipet e dokumenteve për pranimin (ngarkimin) dhe lëshimin e mallërave (shitjet), dhe kuponat dhe pagesat. Përshkak se të gjitha njësitë biznesore pranojnë porosi, ju duhet të hapni llojet korresponduese të dokumenteve për porosi.
Një vendosje e tillë është kërkuar përshkak të operacionit të pavarur të secilës faqe. Përndryshe gabime të shumta mund të ndodhin gjatë numërimit të dokumenteve. Megjithatë, në qoftë se ne kemi bërë vendosje të duhur bazuar në skemat e treguara, secila njësi biznesore ka tipe të dokumenteve në të cilat numërimi ekzekutohet ndaras (njësia është administratori i tipit të vet të dokumenteve). Me vendosjen e autorizimit të përshtatshëm ashtuqë sistemi të jetë i besueshëm dhe të funksionojë në mënyrë të pavarur.
Transferet ndërmjet depove
Kur vendosen tipet e dokumenteve duhet kushtuar vëmendje të veçantë transferimeve ndërmjet depove. Këto transferime ndërmjet lokacionit qendrorë dhe njësive të biznesit duhet të ndikoj në statuset e të dyja depove. Mund të zgjidhet njëra nga dy metodat e transferimit:
Me transferimin e pa kontrolluar depoja e lëshimit çdoherë e krijon një dokument për transferimin e inventarit (fletë transferi). Duke përdorur këtë metodë shkaktohen dy lloje të problemeve:
1. Depoja pranuese nuk ka influencë në atë se çfarë iu është transferuar. Pasi që është pranuar fletë transferi në degën e biznesit gjatë sinkronizimit të databazës, debitohet depoja pa marrë parasysh se a është pranuar malli në sasinë e transferuar dhe se a janë lëshuar produktet e duhura.
2. Depoja pranuese do të pranoj stokun vetëm pas transferimit. Nëse dega e biznesit ka ndalesë për lëshimin e bilanceve negative të stoqeve (dega nuk mund të lëshoj para se të pranoj), pastaj ajo do të mund të lëshoj mall deri sa të bëhet sinkronizimi ndërmjet depove.
Transferimet e kontrolluara rregullojnë mangësitë e transfereve të pa kontrolluara, por i duhet punë më intensive. Në vend të fletë transferit ju përdorni një fletë për lëshim të brendshëm dhe dhe një fletë pranim. Depoja lëshuese krijon dhe lëshon fletë lëshimin e brendshëm, dhe depoja pranuese një fletë pranim të brendshëm. Kështu, inventari në depon lëshuese lirohet menjëherë, dhe postohet në depon pranuese nuk malli pranohet. Kontrolli i transferit është i thjeshtë sepse ju krijoni vetëm një ndërprerje në mes të fletë lëshimit dhe fletë pranimit dhe menjëherë përcakton se a ka humbur ndonjë artikull gjatë rrugës.
Inventarët
Transferimet e lëvizjeve materiale duke përdorur OTOS ndikojnë në inventar. Dokumentet që ndryshojnë statusin e depos importohen databazë vetëm duket përdorur OTOS. Nuk bëhet rikalkulimi i statusit. Pas importimit të lëvizjes materiale tek lokacioni qendrorë, për këtë arsye është e nevojshme të rifreskohet inventari pasi të përfundoj operacioni. Te degët biznesore tek të cilat ju eksportoni raportet e inventarit të lokacionit qendror ( dhe gjithashtu ndoshta tek degët tjera të biznesit) gjithmonë rifreskoni stokun vetëm për depon e degës. Nëse stoku rifreskohet tek të gjitha depot e degës së biznesit, inventari do të tregoj statusin 0 tek të gjitha depot për shkak të mungesës së lëvizjeve tjera materiale( që nuk janë transferuar zakonisht tek dega e biznesit)
Transferimi i të dhënave tek firmat e kontabilitetit OFF-LINE
Përdorimi i teknologjisë së kompjuterizuar dhe softuerit të Datalab, ju mund të investoni konsiderueshëm më pak punë për një kosto më të ulët. Kompania monitoron operacionet e veta në PANTHEON. Fut faturat e marra paraprakisht (artikujt me apo pa konto) dhe lëshon fatura. Sepse sistemi përfshinë futjen dhe nxjerrjen e mallrave, kompania mund të menaxhoj kontabilitetin material vetë, dhe për këtë arsye stoqet nuk janë më mister.
Kompania mund të dërgoj të dhëna paraprakisht tek firma e kontabilitetit duke përdorur OTOS e cila i poston ato më pas në librin kryesorë/kontot e nëndegëve. Pos kësaj, firma e kontabilitetit i poston artikujt e lidhur me bankat (transaksionet e pagesave), kalkulon dhe poston listën e pagave dhe krijon regjistra të TVSH-së direkt nga të dhënat e transferuara.
Me transferimin e radhës (sinkronizimin), kompania pranon informatat financiare nga firma e kontabilitetit të cilat janë në dispozicion të menaxhmentit për të kryer analiza dhe marrë vendime (kontot e nëndegëve, ndryshimet e çmimeve, humbja/fitimi).
Kjo me metodë e punës dhe implementimit minimal tek klientët (kompanitë) d.m.th kursim i madh i punës në firmën e kontabilitetit. Nga përvoja jonë në implementimin e PANTHEON në kompani të ndryshme të kontabilitetet, atyre u kursehet nga 50% deri 85% e punës me këtë program.
Firma e kontabilitetit është menjëherë shumë më konkurruese dhe më profitabile. Por kënaqshmëria gjithashtu është në anën e kompanive të cilat më në fund i marrin të dhënat e tanishme dhe i ulin kostot në momentin kur firma e kontabilitetit e ndanë profitin me klientin.
Zgjedhjet si kjo që janë të bazuara në situatat fitim-fitim janë arsyeja për të implementuar teknologjinë moderne të informacionit dhe një validim i motos së kompanisë Datalab “Kthe të Dhënat në Profit”.
Telefononi në (038) 749 045
Nëse dëshironi të dini më shumë për zgjidhjet shtesë që ofron Datalab, ne jemi në dispozicionin tuaj! Na telefononi apo shkruani pyetjet tuaja në një e-mail.